株式会社MAREMI（以下「当社」といいます）は、中小企業のデジタル化支援を行うIT専門家として、業務の効率化および品質向上を目的に、生成AIを含むAIツールを業務に活用しています。当社はAIツールの利用にあたり、お客様からお預かりした情報の保護を最優先に考え、以下の方針に基づき適切に運用します。

当社は、AIツールの活用が経営上の重要な判断であることを認識し、代表取締役のもとで適切なガバナンス体制を維持します。
AIは飽くまで下書き・補助として活用し、最終的な判断と責任はすべて当社が負います。クラウドサービスやAIツールの利用はリスクを伴う経営判断であることを認識し、リスクを正しく評価した上で適切に管理しながら活用します。

当社は、以下の業務目的においてAIツールを利用します。
・お客様への支援業務における文書作成、情報整理および分析の補助。
・面談記録の文字起こしおよび要約の作成。
・業務に関する調査、企画および資料作成の効率化。
・その他、業務品質の向上に資する用途。

当社は、AIツールにお客様の情報を入力する場合、以下の原則に従います。
・利用するAIツールは、入力データがAIモデルの学習に使用されない設定または契約形態のサービスを選定します。
・お客様の情報をAIツールで処理する場合は、業務上必要な最小限の範囲にとどめます。
・機密性の高い情報を入力する必要がある場合は、固有名詞や具体的数値のマスキング・ダミー化を実施します。
・要配慮個人情報（健康情報、信条等に関する情報）は、原則としてAIツールに入力しません。
・お客様との間で締結した秘密保持契約（NDA）において第三者への提供が制限されている情報については、クラウドサービスへの送信を含め、契約上の制約を遵守した上で取り扱います。

当社がAIツールおよびクラウドサービスを業務に導入する際は、以下の基準をもとに選定します。
・運営事業者が明確なプライバシーポリシーおよびデータ取扱い方針を公開していること。
・入力データがAIモデルの学習に使用されない設定または契約が可能であること。
・通信およびデータ保管において適切な暗号化等のセキュリティ対策が講じられていること。
・ISO 27001、SOC 2等のセキュリティ認証を取得している、または同等のセキュリティ体制を有していること。

当社は、AIツールが生成した文章、資料その他の成果物を、最終的な納品物または公開物としてそのまま使用しません。AI生成物は必ず当社の担当者が内容を確認・編集し、事実確認（ファクトチェック）を行った上で、お客様への提供または業務への使用を行います。また、AI生成物が既存の著作物に類似していないかについても確認を行い、権利侵害の防止に努めます。

当社は、お客様との面談を記録させていただく場合があります。面談記録は、議事録の作成および支援報告書の作成を目的として、AIを活用した文字起こし・要約ツールにより処理する場合があります。当該ツールは、入力データがAIモデルの学習に使用されない設定・契約のサービスを使用します。面談の録音および当該ツールによる処理については、事前にお客様にご説明の上、実施いたします。

当社が業務を委託する外部の協力者に対しては、秘密保持契約を締結した上で、本ポリシーと同等の情報管理を求めます。業務委託先が使用するAIツールおよびクラウドサービスについても、当社が指定するサービスおよび設定に従うものとします。

AIに関する技術、サービスおよび法令・ガイドラインは急速に変化しています。当社は本ポリシーを年に一度以上見直すとともに、関連法令の重要な改正やAIサービスのデータ取扱い方針に重大な変更があった場合には、速やかに改定を行います。

本ポリシーを改訂する場合は、改訂日及び改訂内容を速やかに当社のウェブサイト上で告知します。